¿Es legal la firma electrónica en Panamá?
Las plataformas digitales para la gestión de documentos y firma están siendo una de las principales tendencias en transformación digital en la era “post-COVID”.
El teletrabajo y la menor interacción física han provocado un fuerte crecimiento de Docusign cómo plataforma líder en el mercado.
Una de las principales preocupaciones que los clientes tienen a la hora de implementar una plataforma de estas características es la cobertura legal de la firma electrónica ante cualquier tipo de litigio o situación legal que puedan enfrentar.
La respuesta corta a esta pregunta es que sí. Sí es legal la firma electrónica en Panamá. Sin embargo, para profundizar en la respuesta es necesario aclarar dudas frecuentes al respecto.
La Ley Nº 82 del 9 de noviembre del 2012 define la firma electrónica como el “Método técnico para identificar a una persona y para indicar que esa persona aprueba la información que figura en un mensaje de datos o documento electrónico.” En base a la interpretación de la ley se puede concluir que en Panamá existen dos tipos de firmas: la firma electrónica y la firma electrónica calificada.
La firma electrónica calificada consiste en una solución tecnológica que se añade a un dispositivo criptográfico (tarjeta inteligente o token usb), que permite dar valor legal a los documentos y transacciones electrónicas, al proteger la integridad de los datos, autenticando a los firmantes y garantizando el no repudio de sus autores. Actualmente para que cualquier persona natural o jurídica cuente con una firma electrónica calificada debe acudir a la Dirección Nacional de Firma Electrónica para adquirir su certificado digital.
Actualmente hay tres tipos de documentos que la ley exige que deben ser firmados en todo caso con firma electrónica calificada:
Documentos que deben ser notariados.
Documentos o acuerdos que se hacen bajo gravedad de juramento.
Documentos que deben refrendados por un funcionario público.
Sobre el valor legal de la firma electrónica, la Ley 51 en su artículo 8, señala que, cuando la Ley exija la firma de una persona o establezca consecuencias por la ausencia de la firma de esa persona, dicho requerimiento de firma quedará satisfecho con un mensaje de datos sí:
Se ha utilizado un método que permite identificar al iniciador de un mensaje de datos y para indicar que el contenido cuenta con su aprobación.
El método es confiable y apropiado para el propósito por el cual el mensaje fue generado o comunicado.
Los anteriores requisitos se darán por satisfechos cuando ambos estén presentes, pero se presumirá de pleno derecho en el caso de que se esté en presencia de una firma electrónica calificada y por tanto en la emisión intervenga un prestador de servicios de certificación autorizado por la Dirección Nacional de Firma Electrónica.
Es decir cualquier documento firmado en una plataforma como Docusign cumpliría con los dos requerimientos de ley para confirmar el valor legal de la firma, quedando a interpretación del árbitro pertinente este punto. En el caso de que dicho documento se firmará con firma electrónica calificada la validez legal sería en todo caso completa al presumirse de pleno derecho.
¿Qué podemos concluir de todo lo anterior?
La redacción actual de la ley y el proceso para adquirir un certificado de firma electrónica está limitando la implantación masiva de la tecnología a nivel nacional, no obstante, casi el 80% de los documentos que se intercambian en una operación empresarial (Internos y externos) pueden ser firmados con la conocida como firma electrónica simple, al tener validez legal completa.
En casos como Docusign la plataforma incluye un amplio listado de opciones de verificación e identificación de las partes firmantes que añaden mayor seguridad legal a los procesos documentales susceptibles de canalizar a través de este tipo de tecnologías.
Adicionalmente todos los documentos finalizan con un certificado de conclusión que incluye detalles técnicos del proceso de firma cómo por ejemplo, el IP, el tipo de firma, el cronograma o trazabilidad del documento y un sello de tiempo que actúa como cadena de custodia y que certifica que el documento no ha sido modificado una vez firmado.
En aquellos casos en los que el proceso requiera algún tipo de validación con las bases de datos públicas (Ejemplo: Tribunal Electoral), Docusign también es la plataforma idónea para lograr dicha integración y añadir esta capa de seguridad adicional.
Es esta una tecnología que tiene mucho desarrollo a futuro en Panamá a medida que la ley y el ámbito empresarial vayan adoptando en sus procesos este tipo de plataformas que ya son una realidad en la mayor parte del mundo.