Imaginemos un proceso sencillo dentro de muchas empresas. Llegamos a un acuerdo de venta con un cliente, para lograrlo tenemos que realizar una cotización, compartirla vía email para que la pueda revisar, y si está de acuerdo, la imprima, la firme, la escanee y nos llegue aprobada. Hemos mencionado al menos seis pasos necesarios para lograr nuestro objetivo.

Son muchos otros los procesos que requieren documentación (órdenes de compra, contratos, acuerdos de confidencialidad, nuevos proveedores, KYC, entre otros muchos) y que hoy en día se siguen realizando de forma manual.

Según Gartner, entre el 2% y el 5% de los documentos se extravían o se almacenan por error en las empresas a diario.

En un ecosistema digital cómo el actual hace que la digitalización de los procesos documentales dentro de una compañía pase a ser una necesidad que permite lograr procesos más optimizados y mejorar la experiencia de los clientes. 

Muchos de los procesos documentales tienen un impacto directo en las variables financieras del negocio. Si cómo empresa somos capaces de ejecutar los procesos de manera más ágil y conseguir la formalización de una venta en menos tiempo, la facturación del producto/servicio será más rápida.

En ocasiones parece utópico lograr cambiar el paradigma cuando las cosas se llevan haciendo de la misma manera durante mucho tiempo. Sin embargo, el cambio en este caso, exclusivamente implica incluir soluciones de software que cubran estas exigencias para obtener mayor rendimiento de los equipos de trabajo, optimizando y acelerando las búsquedas, seguimientos y registros de todos los documentos que se intercambian tanto interna cómo externamente.

Lejos de lo que se puede pensar, la gestión documental no sólo se refiere a la firma digital/electrónica. Esta es una pequeña parte final de todo un ciclo de vida del documento.

Elegir un sistema de gestión documental robusto permite entre otras muchas capacidades:

• Involucrar a múltiples departamentos en el proceso de creación de los documentos.

• Integración con otras plataformas (ERPs, CRMs, Core Bancarios…).

• Trabajar diferentes versiones del mismo documento con trazabilidad de los cambios realizados.

• Incluir la firma electrónica para que los involucrados la puedan gestionar desde cualquier dispositivo en cualquier momento.

DocuSign la solución líder en gestión de documentos, ofrece a las empresas automatizar y conectar todos los procesos documentales, desde cualquier dispositivo móvil y en cualquier lugar del mundo, aumentando la agilidad y mejorando la experiencia del cliente y colaboradores.

En ADR Technologies contamos con la experiencia para realizar la implementación de las soluciones de Docusign adaptadas a las necesidades de cada cliente.

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